12 Sep Cómo realizar las facturas de tus clientes de manera eficiente

La emisión de una factura es un proceso habitual para cualquier autónomo o empresa. ¿Pero cómo se hace una factura?¿Cuándo tengo que incluir el IVA? ¿Y la retención? En este artículo lo explicaremos.

Cómo realizar una factura para un cliente

Antes de ponernos manos a la obra, será imprescindible contar con: Toda la información referente a lka factura que se va a realizar, los datos de facturación del cliente así como los del gestor que va a elaborar la factura.

Información que debe incluirse en la factura de tu cliente

Los datos que debe incluir una factura son los siguientes:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada debe ser correlativa y ordenadas por fecha de emisión. Pueden existir series separadas en los siguientes casos: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturas rectificativas. Normalmente se inicia una serie nueva para cada año.
2. La fecha de su expedición.
3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del cliente.
4. Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que se realiza la operación.
5. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del cliente.
6. Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, es decir, el importe total de la contraprestación, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
7. El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF igualmente si es que procede, como ocurre con los profesionales
8. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá indicarse por separado.
9. .El importe total a pagar.
10. Método de pago: medio por el que vas a recibir el cobro de la factura en cuestión (lo más habitual es a través de la cuenta bancaria).

Impuestos incluidos en la factura

Cómo calcular la retención de IRPF en la factura

En primer lugar, la retención de IRPF solo la realizan los autónomos profesionales. Los autónomos con epígrafe empresarial y las sociedades no tienen que realizar dicha retención.

Para saber qué tipo de retención tienes deberías saber cuál es tu situación actual como profesional autónomo:

• IRPF reducido para nuevos autónomos: 7% hasta los primeros 18 meses de profesional autónomo.
• IRPF general para profesionales autónomos: 15%.

Cómo calcular y facturar el IVA

El segundo impuesto a calcular es el IVA.

• IVA superreducido (4%): para el pan, la leche, las frutas, los cereales, quesos, libros, periódicos y revistas no publicitarios, medicamentos, sillas de ruedas, prótesis y VPO.
• IVA reducido (10%): alimentos en general, transporte, plantas, espectáculos deportivos amateur, …
• IVA general (21%): se aplica a casi todos los productos y servicios, salvo los que están incluidos en el IVA superreducido o reducido. Lo más habitual es que tengas que crear facturas en este tipo de IVA.

Exento de IVA (0%):  tendrás que emitir una factura exenta de IVA si tu actividad está exenta, si se trata de una exportación, etc.

El importe total de la factura se calcula dependiendo de si has tenido que incluir IVA e IRPF en tu factura. Por lo tanto, podrían ocurrirte 3 casos distintos:

• Factura sin IVA y sin retención de IRPF: en esta factura el importe total sería igual a la base imponible.
• Factura con IVA sin retención de IRPF: el importe total sería de Base imponible + 21% de la base imponible (o 10% o 4% si es el caso).
• Factura con IVA y con retención de IRPF: el importe total sería el siguiente -> Base imponible + IVA (21%/10%/4% x base imponible) – Retención IRPF (7%/15% x base imponible).

Aquí un ejemplo:

Imagina que eres un nuevo autónomo con actividad profesional que presta servicios del régimen general de IVA. Por lo tanto, tendrías tu retención de un 7% y el IVA a un 21%.

Tienes que hacer una factura por un servicio que has cobrado 1.000 €. Ahora, apliquemos todo lo que he comentado antes:

Base imponible: 1.000 €.

IVA: 1.000 € x 0,21 = 210 €.

Retención de IRPF: 1.000 € * 0,07 = 70 €

Importe final: 1.000 € + 210 € – 70 € = 1.140 €

Cuando emitir una factura

Además de saber cómo hacer una factura también hay que saber  cuando estás obligado a ello. Como empresario o profesional autónomo tienes la obligación a expedir y entregar factura, u otros justificantes, por las operaciones que realizas durante tu actividad.

No olvides que siempre tienes que conservar una copia del documento que entregues y debes estar dado de alta en Hacienda para emitir facturas.

También estás obligado a conservar todas las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales por un plazo de cinco años.

Es obligatorio que en la entrega de bienes y en la prestación de servicios emitas y conserves las facturas en las que se recojan las operaciones del IVA que conlleva tu actividad (la obligatoriedad se extiende también a aquellas que no están sujetas al impuesto y las sujetas pero exentas) e igualmente si te acoges a un régimen especial de IVA.

Ahora bien, en algunos regímenes especiales de IVA, en principio no es necesario emitir facturas, dando lugar a las siguientes excepciones que afectan fundamentalmente a las operaciones con particulares:

Son operaciones exentas de IVA. (No confundir con operaciones no sujetas a IVA)

1. Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
2. Las realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
3. Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Siempre estás obligado a emitir factura cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

Tipos de factura

A parte de la factura ordinaria, existen otros tipos importantes de factura.

La factura simplificada y el ticket

Desde la entrada en vigor del Reglamento de Facturación actualmente vigente, la factura simplificada sustituyó al ticket que hasta entonces se admitía en operaciones de hasta 3.000 euros IVA incluido en actividades como la venta al por menor, la hostelería o el transporte de personas (taxis) entre otras.

Desde ese momento los autónomos pueden emitir facturas simplificadas a particulares en operaciones de hasta 400 euros IVA incluido.

Factura rectificativa

La factura rectificativa se usa cuando hay que corregir una factura anterior. Ya sea porque no cumpla los requisitos establecidos por la Ley, porque se produzca devolución de productos, por un error en los datos, o porque se produzcan descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.

Debe ser expedida en el momento que se tenga constancia de los motivos que dan lugar a su expedición, y siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura que se va a rectificar.

Factura recapitulativa

La factura recapitulativa permite incluir en una sola factura, varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén comprendidas en distintas fechas, pero en un mismo mes natural.

Cuando el destinatario de la operación es empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

Factura proforma

Este documento tiene por finalidad informar sobre una oferta comercial, indicando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio. Así  su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información antes d ela futura compra.

No tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera, ni se aconseja firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita.

Recomendaciones para elaborar la factura de tus clientes

Para finalizar te dejamos algunos consejos para la realización de tus facturas:

• Comprueba que la información es verídica. Tanto en las facturas emitidas como en las recibidas. En las primeras te evitará repetir el trabajo y para las recibidas es tu obligación que esta información sea la correcta
• Utiliza un registro de facturas emitidas y recibidas
• Establece un horario para realizar una facturación efectiva
• Usa plantillas de facturación adaptadas a tu actividad
• Automatiza todos los procesos que puedas
• Guarda ordenadas tus facturas durante los 5 años obligatorios

Por último, comentar que la infracción por no facturar correctamente o no conservar las facturas, justificantes o documentos sustitutivos viene regulada en el artículo 201 LGT. La sanción mínima es de 150 euros.

Por otro lado, es importante que revises cuidadosamente la emisión de facturas. Como hemos explicado, deben contener todos los datos necesarios y llevar una numeración correlativa por orden de fecha, sin ningún salto.

Para evitar problemas es conveniente que dispongas de unas plantillas correctas o utilices un buen programa de facturación, y siempre contar con un profesional para consultar cualquier duda que te pueda surgir.