Gastos deducibles: qué son y cómo se deducen

Cuando un autónomo se enfrenta por primera vez a sus declaraciones trimestrales, debe revisar las facturas de gastos recibidas. En este proceso, siempre surge la misma duda: Gastos deducibles, ¿cuáles son?, ¿cómo se deducen? El autónomo, según su situación, tiene una serie de gastos que se puede deducir. Es importante conocerlos y ser rigurosos en su aplicación, para declarar lo que corresponde y evitar complicaciones en caso de una inspección tributaria.

¿Qué es un gasto deducible?

Según el criterio de la Administración, un gasto deducible es aquel que, por estar vinculado a la actividad económica de un autónomo o empresa, es susceptible de ser deducido fiscalmente.

¿Cuándo un gasto es considerado deducible?

Para que un gasto sea considerado deducible tiene que cumplir tres condiciones. En primer lugar, debe ser necesario para la obtención de ingresos: debe ser necesario para poder ejercer la actividad económica. Este sería el punto más peculiar, ya que para determinados gastos,  el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada. Esto ocurre por ejemplo con la vivienda propia si allí se desarrolla la actividad, siendo necesario determinar el porcentaje del gasto que se puede afectar a la actividad y el que no.

En segundo lugar, debe ser un gasto demostrable, es decir,  justificado a través de la factura. Los tickets  no son deducibles ya que no permiten identificar quién ha realizado el gasto. Así es recomendable pedir factura en restaurantes, gasolineras, taxis, etc (si lo que se adquiere guarda relación con la actividad como se indica en el primer punto.).

Y, por último, debe ser debidamente contabilizado, es decir, debe estar registrado en el libro de gastos.

¿Qué tipos de gastos deducibles existen?

Atendiendo a la clasificación que hace la Agencia Tributaria, se pueden diferenciar diferentes tipos de gastos deducibles:

  • Consumos de explotación: mercancías que necesitamos comprar para poder vender nuestro producto o prestar nuestro servicio al cliente. Recogen por tanto las adquisiciones de bienes corrientes utilizados con el fin de obtener ingresos. Se incluirían por tanto adquisiciones de materias primas, materias auxiliares, etc.
  • Arrendamientos: alquileres, leasing etc.
  • Reparaciones y conservación: reparaciones o puestas a punto de elementos del inmovilizado necesarios para la continuidad de la actividad.
  • Tributos fiscalmente deducibles: tributos y recargos no estatales, siempre que no tengan carácter sancionador, como por ejemplo, el Impuestos de Bienes Inmuebles de algún elemento afecto a la actividad, o el Impuesto de Actividades Económicas.
  • Sueldos y salarios: en caso de disponer de empleados, sus remuneraciones fijas y eventuales.
  • Seguridad social a cargo de la empresa: cuotas a pagar por los trabajadores, así como la propia cuota del autónomo.
  • Servicios de profesionales independientes: honorarios de profesionales como abogados, notarios, consultores, etc.
  • Otros servicios exteriores: servicios necesarios para poder desarrollar la actividad, como por ejemplo primas de seguro, gastos en publicidad etc.
  • Gastos financieros: comisiones bancarias, intereses..
  • Amortizaciones: depreciaciones que sufra el inmovilizado afecto a la actividad.

¿Qué gastos puedes deducir como autónomo?

Existen diferentes tipos de gastos, y, en muchos casos, es habitual que surja la duda de si un gasto es o no deducible. A continuación, se van a detallar los gastos que un autónomo podría deducirse. En primer lugar, el material de oficina, que se incluiría en los gastos de consumo de explotación, y es un gasto fácilmente justificable.

Por otro lado, las dietas. La deducción por comidas es posible, siempre y cuando, se haga en horario laboral, se pague con tarjeta y se pida factura (el negocio de restauración no siempre pondrá fácil la emisión de factura en vez de ticket, será más sencillo si se come habitualmente en los mismos establecimientos). La normativa señala el límite de 26,67 euros diarios en gastos de comida en el territorio nacional y 48,08 euros si se producen fuera. Los viajes de trabajo, son un gasto deducible, el máximo será de 53,34 euros al día si se hace pernoctación en el viaje dentro de España, y de 91,35 euros al día si se trata de gastos de viajes realizados fuera.

En cuanto a los gastos derivados de la página web, son deducibles, aquellos relacionas con el dominio, diseño y hosting de la página web, por lo que todo gasto que genere la presencia online es deducible y fácilmente justificable. Igualmente, los servicios de gestoría también son gastos deducibles y fácilmente justificables.

En cuanto a la mutua sanitaria privada, las primas de seguro de enfermedad pagadas por el autónomo respecto de sí mismo, su cónyuge e hijos menores de 25 años hasta un importe máximo de 500 € anuales (1.500 € en caso de discapacidad) son deducibles para la actividad, siempre que se tribute en estimación directa.

Por último, los gastos si se trabaja desde casa. Es un tema muy amplio, pero en resumidas cuentas se puede decir que habrá que establecer el porcentaje de la vivienda que se destina al desarrollo de la actividad y los gastos serán deducibles en ese porcentaje. Es necesario distinguir entre ser propietario de la vivienda o estar de alquiler, ya que para este segundo caso el acceso a posibles deducciones se complica.

Consejos para la deducción de gastos

Existen ciertos consejos que pueden ser muy útiles a la hora de deducir gastos. En primer lugar, la revisión de facturas, a cualquiera se le puede perder una factura, olvidar registrar un gasto en de contabilidad, o mandársela al asesor. Para ello, puede ayudar a evitarlo chequear los extractos del banco para comprobar que se tiene factura o justificante de todos los cargos que aparecen.

En segundo lugar, realizar una previsión mensual de gastos: hacer una estimación de gastos a futuro ayudará a anticiparse a las dificultades y tomar decisiones financieras con acierto. Por norma general basta con que esa previsión sea mensual, y es conveniente separar los gastos habituales de los gastos extraordinarios.

Por último, organizar los días de cobro: al hilo del punto anterior, una buena previsión de gastos  queda en nada  sin una fuente de ingresos controlada. No siempre es sencillo cobrar el día que se quiere, pero hasta en estos casos es necesario desarrollar una previsión y organizarse, para tener una idea clara de cuándo y de cuanto se va a disponer. 

Como conclusión se puede decir que es muy importante conocer cuáles son los gastos que como autónomo se pueden deducir y como debe aplicarse dicha deducción,  para no dejar ninguna reducción a los ingresos pendiente de incluir, y por el contrario no incluir, o al menos estar preparado para los inconvenientes que pueden ocasionar, aquellos generalmente no aceptados en caso de inspección tributaria.

 ¿Te ha quedado alguna duda sobre las posibles opciones en cuanto a gastos deducibles autónomos? Llámanos e intentaremos ayudarte lo antes posible.

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