10 Ene La importancia de la contabilidad en tu empresa: el cierre contable y fiscal
Cualquier negocio debe presentar un informe sobre las pérdidas y ganancias que se han ido generando a lo largo del año y comprobar que todo se ha ido realizando de manera correcta. En este post te contamos todo lo que debes saber a la hora de realizar el cierre contable y fiscal de tu negocio.
¿Qué es el cierre contable?
El cierre contable es el proceso mediante el cual una empresa obtiene el resultado del ejercicio. Este es el resultado contable y es el que figura en las cuentas anuales de la compañía (en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias).
Con el cierre contable se cancelan todas las cuentas del ejercicio y se trasladan los resultados al balance de situación, incorporándolos al patrimonio si ha habido beneficios (como dividendos) o restándolos del patrimonio si ha habido pérdidas.
Hay que tener presente que el cierre contable es una herramienta clave para la planificación y la posterior toma de decisiones.
Para que los resultados de un ejercicio a otro sean comparables es fundamental que este proceso se realice de forma homogénea y en las mismas fechas dentro de los plazos que otorga la legislación vigente.
¿Cuándo se realiza el cierre contable?
Lo más habitual es que el ejercicio económico de la empresa se inicie el 1 de enero y concluya el 31 de diciembre. Por ello, el cierre de la contabilidad se realiza habitualmente entre el 1 de enero y el 31 de marzo del año siguiente.
Existe también un plazo para legalizar los libros contables, que es de 4 meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio (usualmente hasta el 30 de abril) y un plazo para celebrar Junta General y aprobar las cuentas anuales (seis meses desde el fin del ejercicio, normalmente 30 de junio). Una vez aprobadas las cuentas, hay que proceder a su depósito en el Registro Mercantil, para lo cual se cuenta con el mes siguiente a la celebración de la Junta General.
Cómo realizar un asiento contable paso a paso
A la hora del cierre contable es necesario revisar los apuntes contables de las siguientes categorías:
- Tesorería (caja y cuentas bancarias)
Arqueo de caja para comprobar que el saldo de la cuenta (570) refleja lo que hay, y corregirlo si hace falta.
Revisar el extracto bancario (a día 31): cargos de la tarjeta, recibos, alquileres, tasas, multas, ingresos, etc., y registrar aquello que falte.
Facturas de clientes y proveedores
Todas las facturas que correspondan al año hay que contabilizarlas. Preparar las que estén pendientes y reclamar a los proveedores las que no han llegado. Igualmente, hay que contabilizar los pagarés o medios de pago que hayan entregado los clientes.
Operaciones financieras
Registrar los descuentos o anticipos de facturas, líneas de crédito, seguros, comisiones, intereses, dividendos y, en general, los gastos e ingresos de productos e inversiones financieras.
Gastos de personal y otros
Verificar que todas las nóminas y pagos a la seguridad social se han anotado contablemente (cuentas 640 y 642).
- Inventario/valoración de existencias
En las sociedades que se dedican a adquisición de mercaderías para venta o consumo es necesario hacer un recuento de cada tipo de producto.
En este paso hay dos propósitos. Actualizar el valor contable de cada grupo y, por otro lado, asignar mejor el gasto o consumo real que se ha producido.
El inventario hay que valorarlo con el precio de adquisición de cada existencia. Si no es posible identificarlo al haber diferentes precios, hay dos métodos principales.
Precio medio ponderado (PMM)
Método FIFO (First in, first out): las primeras en entrar son las primeras en salir, por tanto, las que quedan son las últimas y se valoran con los últimos precios de compra.
En los asientos de ajuste, por un lado se anula el valor inicial de la mercancía, y por otro, se computa el nuevo. Ambos contra la cuenta: (610) variación de existencias.
(E.I) (610) Variación de existencias (30X) Existencias “A” (E.I.)
(E.F) (30X) Existencias “A” (610) Variación de existencias (E.F.)
En cuanto al consumo se puede aplicar la fórmula:
Consumo de mercancía = Existencias Iniciales (E.I.) + compras – Existencias Finales (E.F)
- Si las E. F. son mayores que las E.I
Algunas compras no se han consumido y, por tanto, hay que reducir el gasto contabilizado por ellas (grupo 60).
- Si las E. F. son menores
Se habrá consumido más de lo que se ha comprado, la cuenta (610) tendrá saldo deudor y sumará un mayor gasto al ejercicio.
- Amortización inmovilizado
El inmovilizado en propiedad (vehículos, maquinaria, mobiliario, locales) se debe amortizar. Al adquirirlo se contabiliza como inversión y no como gasto. Se irá aplicando el gasto (grupo 6) a medida que se amortiza cada año.
Para el inmovilizado material hay que determinar su ciclo de vida y su valor residual al final:
Amortización = (Valor de adquisición – Valor residual) / Años de vida útil
Hay distintas cuentas de amortización según el tipo de inmovilizado. El asiento cada año será:
€ (6) Amortización del inmovilizado (2) Amortización acumulada de inmovilizado… €
- Asientos de periodificación / reclasificación de la deuda
Periodificar consiste en imputar derechos y obligaciones al año que les corresponden. Hay varios ejemplos, pero uno de sus motivos más habituales es la reclasificación de deudas a largo plazo, especialmente préstamos o arrendamiento financiero (renting o leasing).
Ejemplo:
Si se contrata un préstamo a devolver en cinco años (100 euros al mes), en el primer asiento se dividirá la deuda:
(520) Deudas a corto plazo: 1.200 €
(170) Deudas a largo plazo: 4.800 €
Si al final del año se han pagado 7 meses, hay que trasladar 700 euros del largo al corto plazo para que las cuentas reflejen el valor real de cada plazo. Sería más correcto hacerlo tras cada pago mensual, pero si no se ha hecho así se haría al cierre.
Por el pago de cada cuota mensual
100 (520) Deudas a corto plazo (572) Banco, c/c 100
Periodificación (31/12/18)
700 (170) Deudas a largo plazo (520) Deudas a corto plazo 700
Aunque en este ejemplo están omitidos, también hay que periodificar los intereses.
En general, se aplica a los ingresos o gastos diferidos en varios ejercicios:
(480) Gastos Anticipados. Por ejemplo, pagar una prima de seguro en Julio que abarca los próximos doce meses.
(485) Ingresos anticipados. Facturar a un cliente un servicio que cubrirá más de un año.
- Provisiones de riesgos y gastos
Las provisiones son cuentas de pasivo que sirven para reconocer cualquier gasto o riesgo conocido y cuantificable, cuando aún no se sabe en qué momento se producirá. Pueden ser provisiones para impuestos, responsabilidades varias, mantenimientos, posibles sanciones, etc.
El ajuste cada año consistirá en dotar las provisiones nuevas necesarias y reclasificar el plazo de las que estén activas: grupo 14 para el largo plazo o cuenta 529 para el corto.
- Una empresa tiene dudas en relación a un impuesto medioambiental y decide dotar una provisión de 1500€ para cubrirse de un posible cargo y sanción posterior
1000 (631) Otros tributos
500 (678) Gastos excepcionales-multa- a 1500 (141) Provisiones para impuestos
El riesgo se confirma, pero la cantidad a pagar es menor (1000 €). Se aplica la provisión y se corrige el exceso.
1500 (141) Provisión para impuestos a 1000 (57) Tesorería
500 (7951) Exceso de provisión imp.
- Deterioro del valor de los activos
Se debe registrar, como mayor gasto, cualquier deterioro o pérdida reconocida. Por ejemplo:
(29) Deterioro de inmovilizado.
(39) Deterioro de existencias.
(49) Deterioro de activos comerciales (clientes, facturas incobrables o de dudoso cobro).
(59) Deterioro de valor de algunas inversiones (reducción del valor de las acciones).
Una empresa tiene una factura de 1000 € de muy difícil cobro y confirma el deterioro
1000 (694) Pérdidas por deterioro de créditos comerciales a 1000(490) Deterioro de activos comerciales
En el ejercicio siguiente el cliente se declara insolvente pero se pueden recuperar 500€
500 (570) Caja
1000(490) Deterioro de activos comerciales a 1000(436) Clientes de dudoso cobro
500 (794) Reversión deterioro de créditos comerciales
Si el deterioro fuera irreversible se salda la cuenta directamente reduciendo o anulando el activo afectado.
- Otros ajustes y verificaciones
Las subvenciones recibidas para la compra de un bien concreto no se pueden computar en una cuenta de ingresos (grupo 7) directamente sino por medio de la amortización del activo correspondiente. El asiento cada año sería:
(139) Subvenciones de capital a (746) Subvenciones trasferidas al ejercicio (por el valor de la amortización anual)
Las empresas que fabrican productos para venta deben imputarlos a fin de año según su estado de fabricación:
(712) Variación existencias de productos terminados
(350) Productos terminados
(711) Variación existencias productos en curso
(340) Productos en curso
- Resultado final del ejercicio (cuenta de pérdidas y ganancias)
Tras realizar los ajustes necesarios para regular los ingresos y gastos y actualizar las cuentas del balance es momento de calcular el resultado final.
Se realiza con un asiento de reclasificación y cierre de todas las cuentas de ingresos y gastos con saldo. La diferencia se computa sobre la cuenta: (129) Resultado del ejercicio.
(Grupo 7) Cuentas ingresos (o grupo 6 con saldo acreedor) a (129) Resultado del ejercicio
(Grupo 6) Cuentas de gastos (o grupo 7 con saldo deudor)
(129) Resultado del ejercicio a (irá a este lado si hay ganancia)
La cuenta 129 aparecerá en el balance como beneficio si hubo ganancias o como reducción de capital en caso de pérdida.
- Asiento de cierre
Faltaría saldar y cerrar el resto de cuentas (grupos 1 a 5), que formarán parte del Balance de situación.
Cuentas de Pasivo o con saldo acreedor / Cuentas de Activo o con saldo deudor
Si la contabilidad se ha hecho bien, ambos lados del asiento tendrán el mismo valor
¿Qué es el cierre del ejercicio fiscal?
Cuando una empresa culmina su cierre contable el 31 de diciembre, posteriormente debe ajustar a estas cuentas aquellos gastos realizados debido a pagos de deducciones e impuestos, siendo este nuevo ejercicio conocido como cierre fiscal.
Por lo tanto, el cierre fiscal es considerado como un ajuste extracontable.
¿Cuándo se realiza el cierre fiscal?
Debe ser realizado una vez que se hayan culminado los correspondientes cálculos en referencia a los gastos e ingresos que una empresa ha registrado durante un año.
Qué se debe presentar en el cierre fiscal
Tras tener cerrado el ejercicio fiscal, las empresas deben hacer frente a una serie de obligaciones tributarias atendiendo a su naturaleza. En ese sentido, el pago de impuestos como el resumen anual de IVA Modelo 390 y el Impuesto de Sociedades es habitual ejercicio tras ejercicio.
La importancia de consultar con tu gestor el cierre fiscal y contable
Toda empresa debe registrar tanto el cierre contable como el fiscal a la finalización del año, lo que permite tomar futuras decisiones en la empresa.
Como has podido comprobar si has llegado hasta aquí, no es del todo sencillo realizar el cierre contable. Hay que cuidar muchos detalles, para llegar a dicho asiento, es necesario cuadrar antes toda la contabilidad de la empresa siguiendo los pasos que hemos indicado en anteriores párrafos.
El cierre fiscal y contable debe ser supervisado por personal especializado en contabilidad. Contar con profesionales de asesoría contable como nuestra gestoría para autónomos GDC gestores de confianza en Chamberí, puede ahorrarte tiempo y evitar errores en este proceso.
No hay comentarios